Vertretung

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Zur Podcast-Folge „Zwischen Betreuungsausfall und zuverlässiger Vertretung“ (ohne Infos zu Springerkräften)

Vertretung in der Kindertagespflege aufgrund von Krankheit und Betreuungsausfall

Im Bereich Krankheitsvertretung und Vertretung bei Betreuungsausfall sind drei Aspekte zu beachten

• Regelungen der Stadt Köln zu Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit
• Absicherungsmöglichkeiten über die Krankenkasse
• Vertretungsmöglichkeiten für Ihre Gruppe

Regelungen zu Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit

•  In Köln läuft bei Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit die Förderung bis zu 21 Kalendertage (drei Wochen) weiter. Ab dem 22. Tag wird die Förderung eingestellt. Dies gilt pro Kalenderjahr (vgl. Beschluss Ratssitzung Stadt Köln 24.06.2021).
• Betreuungsausfälle werden spätestens ab dem 22. Krankheitstag mitgeteilt, da diese Auswirkungen auf die Zahlung der Förderung haben. Siehe hierzu den Antrag auf Förderung nach § 24 SGB VIII und Geldleistung nach § 23 SGB VIII.
• Darüber hinaus sind die Mitteilungspflichten in der Pflegeerlaubnis zu beachten.

Hinweise zu Absicherungen über die Krankenkasse

• Sie können sich für Ausfälle über den 21. Tag hinaus (also länger als 3 Wochen) finanziell absichern. Empfehlenswert für selbstständige Kindertagespflegepersonen ist hier eine Beratung über die Krankenversicherung (privat und/oder gesetzlich).
• Neben dem Krankenkassen-Tarif, mit dem Sie ab dem 43. Krankheitstag Krankengeld erhalten (freiwillig gesetzlich versichert mit Beitragssatz 14,6%), gibt es eine zusätzliche Krankentagegeld-Versicherung, die Sie zusätzlich zwischen dem 21. und 43. Krankheitstag absichert.
• Für eine Krankentagegeld-Versicherung erhalten Sie die hälftigen Beiträge erstattet, insofern diese angemessen sind.

Verlässliche Betreuung – Vertretungsmöglichkeiten in der Kindertagespflege

In der Kindertagespflege stellt ein Ausfall der Betreuung eine besondere Herausforderung für alle Beteiligten dar. Es braucht für Sie als Kindertagespflegeperson eine umsetzbare Vertretungs-Lösung, die Eltern eine verlässliche Betreuung ihres Kindes bietet.

Die Bedürfnisse der Kinder unter drei Jahren stehen dabei im Mittelpunkt. Eine Vertretungs-Betreuung kann nur dann gut gelingen, wenn die Eingewöhnung des Kindes bei Ihnen erfolgreich abgeschlossen ist.

Vertretungs-Lösungen und Modelle

Bei Ausfallzeiten haben Eltern nach §23 Absatz 4 Satz 2 SGB VIII grundsätzlich einen Anspruch auf eine andere Betreuungsmöglichkeit. Das Angebot einer Vertretungs-Betreuung ist somit gesetzlich verankert. Darüber hinaus ist die Umsetzung eines Vertretungs-Modells ein weiteres Qualitätsmerkmal für Ihre Kindertagespflegestelle. Für eine Vertretungs-Betreuung fallen keine weiteren Kosten für Eltern an. Eine Vertretungs-Betreuung wird für sechs oder sieben Stunden pro Vertretungstag gefördert bzw. angeboten. Alle Vertretungs-Kindertagespflegepersonen benötigen eine gültige Pflegeerlaubnis für die Vertretungs-Tätigkeit.

Angepasst an die vielfältige Kindertagespflegelandschaft sind verschiedene Vertretungs-Modelle entwickelt worden, die Sie für Ihre Kindertagespflegestelle umsetzen können. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit für Sie, Vertretungs-Lösungen im Einzelfall bei uns anzufragen uns sich beraten zu lassen. Alle Vertretungs-Möglichkeiten werden von der Stadt Köln refinanziert bzw. gefördert.

Folgende Modelle stehen Ihnen zur Verfügung:

Kooperation mit einem Vertretungs-Stützpunkt (Modell 3)

Die Kindertagespflegeperson hat eine feste Kooperations-Vereinbarung mit einem Vertretungs-Stützpunkt. Das Modell eignet sich bevorzugt für häusliche Kindertagespflege. Es eignet sich aber für Kindertagespflegestellen und Großtagespflege in angemieteten Räumen.

• Aktuell gibt es fünf Vertretungs-Stützpunkte: Nippes, Ehrenfeld, Sülz, Mülheim und Kalk.
• Dort arbeiten bis zu drei fest angestellte Vertretungs-Kindertagespflegepersonen.
• Es werden bis zu neun Kinder aus verschiedenen Gruppen bei kurzfristigen, zeitlich begrenzten Ausfällen (hauptsächlich bei Krankheitsausfällen) betreut.
• Der Träger ist wir für pänz e.V.  (Flyer zu den Stützpunkten; der neue Stützpunkt Nippes ist noch nicht enthalten).
• Zum Bindungsaufbau und Kennenlernen der Räume finden regelmäßige Besuche mit den Kindern innerhalb der Betreuungszeit im Stützpunkt statt.
• Vertretungsanfragen werden rechtzeitig von der Kindertagespflegeperson mit dem Stützpunkt besprochen.
• Die Betreuung im Krankheitsfall findet im Stützpunkt statt.
• Die Betreuung erfolgt für max. 7 Stunden pro zu vertretendem Betreuungstag, innerhalb des Zeitraums 08.00-15.00 Uhr.
• Die Kooperation wird mit den Eltern besprochen und ist Bestandteil des Betreuungsvertrags.
• Für die Kindertagespflegeperson fallen keine Kosten für eine Kooperation an.
• Pro Vertretungs-Stützpunkt können 30 Kindertagespflegepersonen eine Kooperation abschließen. Die Vergabe der Plätze und die Warteliste wird über die Kontaktstelle koordiniert.

Kooperation mit einer mobilen Springerkraft – rechtsrheinisch (Modell 4 rechtsrheinisch)

Die Kindertagespflegeperson hat eine feste Kooperations-Vereinbarung mit einer mobilen Springerkraft. Das Modell eignet sich für Kindertagespflege in angemieteten Räumen und Großtagespflege. Vor allem, wenn eine Kooperation mit einem Vertretungs-Stützpunkt nicht möglich ist, zum Beispiel weil kein Platz mehr im Stützpunkt frei oder der Weg dorthin zu weit ist.

• Ab September 2026 stehen im Rahmen eines Modellprojekts fest angestellte mobile Springerkräfte zur Verfügung, die eine Vertretung in rechtsrheinischen Stadtteilen übernehmen können.
• Es werden bis zu fünf Kinder für zeitlich begrenzte Ausfälle (hauptsächlich bei Krankheitsausfällen) betreut.
• Der Träger ist wir für pänz e.V.
• Zum Bindungsaufbau finden regelmäßige Besuche durch die Springerkraft innerhalb der Betreuungszeit statt.
• Vertretungsanfragen werden rechtzeitig von der Kindertagespflegeperson mit der Springerkraft besprochen.
• Die Betreuung im Krankheitsfall findet in den Räumen der Kindertagespflegeperson statt.
• Die Betreuung erfolgt für 6 Stunden pro zu vertretendem Betreuungstag, innerhalb des Zeitraums 08.00-15.00 Uhr.
• Die Kooperation wird mit den Eltern besprochen und ist Bestandteil des Betreuungsvertrags.
• Für die Kindertagespflegeperson fallen keine Kosten für eine Kooperation an.
• Pro Springerkraft können 10 Kindertagespflegepersonen eine Kooperation abschließen. Die Vergabe der Plätze und die Warteliste wird über die Kontaktstelle koordiniert.

Zusammenarbeit mit einer Vertretungs-Kindertagespflegeperson (Modell 2)

Die Kindertagespflegeperson arbeitet mit einer Vertretungs-Kindertagespflegeperson zusammen. Diese ist entweder selbstständig tätig oder bei der Kindertagespflege angestellt. Das Modell eignet sich für Kindertagespflege in angemieteten Räumen und Großtagespflege. Vor allem, wenn eine Kooperation mit einem Vertretungs-Stützpunkt oder einer Springerkraft rechtsrheinisch nicht möglich ist, zum Beispiel weil kein Kooperationsplatz mehr frei und/oder der Weg zum Stützpunkt zu weit ist.

• Die Vertretungs-Kindertagespflegeperson betreut die Kinder bei Betreuungsausfall aufgrund von Krankheit in den gewohnten Räumen.
• Es findet ein wöchentlicher Bindungsaufbau in Anwesenheit und Begleitung der Kindertagespflegeperson statt (mindestens zwei Stunden).
• Als Grundlage wird ein gemeinsames Vertretungs-Konzept erarbeitet. In diesem sind u.a. die Abläufe im Vertretungsfall festgehalten. Das Konzept wird mit den Eltern besprochen und ist Bestandteil des Betreuungsvertrags.
• Die Stadt Köln unterstützt die Finanzierung über eine monatliche Pauschale. Diese beinhaltet den Bindungsaufbau und die Vertretung für bis zu 15 Betreuungstage pro Jahr für sechs oder sieben Stunden pro Vertretungstag. Wenn mehr Tage vertreten werden, muss dies für weitere Absprachen und zur Finanzierung in der Kontaktstelle gemeldet werden.
• Ausführliche Infos finden Sie in unserem A-Z Vertretung Modell 2.

Hinweis: Gemäß Ratsbeschluss vom 24.06.2021 soll das Modell 2 nicht weiter ausgebaut werden. Es sind u.a. rechtliche Unklarheiten zum Status der Vertretungs-Kindertagespflegeperson zu beachten (diese sind eigenverantwortlich zu prüfen). Aktuell bleibt die Einreichung eines Antrags und eine Einzelfallprüfung über die Kontaktstelle und die Fachdienststelle Kindertagespflege der Stadt Köln aber weiterhin möglich. Eine Zustimmung kann nur erfolgen, wenn der Status gesichert ist und keine andere öffentlich finanzierte Vertretungs-Lösung im jeweiligen Stadtteil angeboten werden kann.

Vertretung im Team (Modell 1)
Kindertagespflegepersonen, die in der Nähe voneinander arbeiten können sich zu einem kleinen Team zusammenschließen Das Modell eignet sich, wenn regulär weniger als fünf Kinder betreut werden und im Vertretungsfall jedoch bis zu fünf Kinder betreut werden können.

• Wenn eine Kindertagespflegeperson ausfällt, werden die Kinder auf die andere(n) Kindertagespflegeperson(en) aufgeteilt.
• Für den Bindungsaufbau vereinbaren die Kindertagespflegepersonen regelmäßige Treffen untereinander.
• Als Grundlage wird eine gemeinsame Kooperations-Vereinabrung erarbeitet. In dieser sind u.a. die Abläufe im Vertretungsfall festgehalten. Das Modell wird mit den Eltern besprochen und ist Bestandteil des Betreuungsvertrags.
• Die Stadt Köln unterstützt die Umsetzung des Modells durch eine monatliche Pauschale. Diese sieht die Vertretung für bis zu 15 Betreuungstage pro Jahr vor. Wenn mehr Tage vertreten werden, muss dies für weitere Absprachen und zur Finanzierung in der Kontaktstelle gemeldet werden.

Ausführliche Infos finden Sie in unserem A-Z Vertretung – Modell 1 .

Weitere Vertretungs-Möglichkeiten im Einzelfall:

Wenn Sie keines der oben genannten Modell umsetzen, haben Sie trotzdem die Möglichkeit Vertretungs-Lösungen bei uns anzufragen und sich beraten zu lassen. Auch die Eltern können sich mit Anfragen bei uns melden.

Wir können entweder die Vertretung über eine mobile Springerkraft linksrheinisch koordinieren oder freie Plätze in einem der Vertretungs-Stützpunkte anfragen. Dies ist auch möglich, wenn Sie keine feste Kooperation haben (Notfall-Anfrage).

Wichtig ist, dass die Kinder aus Ihrer Gruppe und die Eltern die Vertretung/den Stützpunkt vorab kennen lernen können.

Für eine Vertretung über die mobile Springerkraft braucht es zusätzlich eine vorherige Übergabe der Gruppe und der Räume durch Sie. Daher eignet sich diese Vertretung für Betreuungs-Ausfälle, die rechtzeitig geplant werden können.

Vertretung über eine mobile Springerkraft – linksrheinisch

Wenn die Kindertagespflegeperson kein eigenes, festes Vertretungsmodell hat, kann sie für kurzfristig oder langfristig planbare Ausfallzeiten die Vertretung durch eine mobile Springerkraft anfragen.

• Ab November 2026 stehen im Rahmen eines Modellprojekts fest angestellte mobile Springerkräfte zur Verfügung, die eine Vertretung in allen linksrheinischen Stadtteilen übernehmen können.
• Es werden bis zu fünf Kinder für zeitlich begrenzte Ausfälle (hauptsächlich bei Krankheitsausfällen) betreut.
• Der Träger ist wir für pänz e.V.
• Die Betreuung im Krankheitsfall findet in den Räumen der Kindertagespflegeperson statt.
• Die Betreuung erfolgt für 6 Stunden pro zu vertretendem Betreuungstag, innerhalb des Zeitraums 08.00-15.00 Uhr.
• Die Vertretung kann angeboten werden, wenn vorab gezielte Bindungsaufbautermine für den Ausfallzeitraum umgesetzt werden können. Und wenn eine Übergabe der Gruppe und der Räume durch die Kindertagespflegeperson, sowie ein Kennenlernen der Eltern stattfinden kann.
• Die Vertretung über die mobilen Springerkräfte beinhaltet keine feste Kooperation oder dauerhaft stattfindende Bindungsaufbautermine – die Vorbereitung für eine Vertretung bezieht sich immer auf einen konkreten Ausfall. Daher ist die Umsetzung für sehr kurzfristige und nur tagesweise Ausfälle pädagogisch kaum umsetzbar.
• Die Anfrage für eine mobile Springerkraft ersetzt keine Kooperation mit einem Vertretungs-Stützpunkt. Diese ist, wenn möglich, zu bevorzugen.
• Für die Kindertagespflegeperson fallen keine Kosten an.
• Die Koordination der Anfragen und der Einsätze der mobilen Springerkräfte erfolgt über die Kontaktstelle.

Vertretung über einen Vertretungs-Stützpunkt – Notfallanfrage

Wenn die Kindertagespflegeperson kein eigenes, festes Vertretungsmodell hat, können freie Plätze in einem der Stützpunkte angefragt werden. Alle wichtigen Infos zur Stützpunkt-Betreuung finden Sie unter dem Punkt Vertretungs-Stützpunkt weiter oben im Text.

Bei Notfallanfragen gibt es darüber hinaus folgendes zu beachten:

• Die Kindertagespflegeperson sollte Betreuungs-Ausfälle so früh wie möglich melden. So dass die Beratung aller Beteiligten und die Koordination der Vertretung rechtzeitig möglich ist.
• Die Kontaktstelle stellt den Eltern und Kindertagespflegepersonen alle wichtigen Infos zum Stützpunkt zur Verfügung.
• Bei Anfragen von Eltern bis spätestens 14.00 Uhr (Freitag bis 12.00 Uhr), kann in der Regel der Start einer Vertretungs-Betreuung für ab dem Folgetag angeboten werden.
• Eine Vertretung am Tag der Anfrage ist nicht möglich. Ebenso eine Betreuung für nur einen Tag, wenn das Kind/die Gruppe den Stützpunkt nicht oder nicht gut kennt.
• Die Betreuung der Kinder findet im Stützpunkt statt.
• Am ersten Tag im Vertretungs-Stützpunkt oder vorab findet für das Kind und die Eltern ein Kennenlernen statt. Bei diesem Termin wird die weitere Umsetzung der Vertretungs-Betreuung mit Blick auf das Kind mit den Eltern besprochen.
• Die Koordination der Anfragen läuft ausschließlich über die Kontaktstelle.